行政管工作辦公室選址裝修

行政管工作辦公室選址裝修

一、評估選址需求

明確選址需求，方便后續(xù)縮小選址范圍，圈定備選樓宇。

本階段大體需求有：所需辦公室面積、單價、位置、交通。

在選擇辦公室之前，應(yīng)該弄清楚公司目前的發(fā)展?fàn)顩r（包括現(xiàn)有辦公室面積、員工人數(shù)，未來需求人數(shù)），計算清楚每個員工必要的工位面積，以此確定所需辦公室面積。

其次，要明確辦公室的作用，如果是新增辦公選址，則要考慮與原有辦公區(qū)的距離；如果是辦公樓搬遷，則要考慮周邊配套設(shè)施與交通條件，方便員工生活及上下班。值得注意的是，便捷的商務(wù)交通，方便的不僅僅是企業(yè)員工上下班，更是出于對客戶來訪的考慮，七彎八拐，又是繞路又是堵車的，第一印象自然不好。

再次，價格是控制成本的直接因素，在了解大體預(yù)算之后，需要收集不同樓宇的單價，以期作出最優(yōu)選擇。

最后，企業(yè)依賴成熟完善的商務(wù)氛圍，而且公司商務(wù)活動頻繁，對會議服務(wù)、酒店、餐飲、會展等方面的配套服務(wù)需求量較大，基于以上因素，公司優(yōu)先將目光鎖定在成熟商務(wù)區(qū)內(nèi)的大型綜合寫字樓。

在這個階段，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)、電話調(diào)研等方式，篩選出幾個備選樓宇。

二、現(xiàn)場考察

在確定備選樓宇后，需要對實地進(jìn)行考察。

本階段主要考察內(nèi)容為：樓宇自身裝修情況、寫字樓周邊配套設(shè)施、寫字樓物業(yè)、出房率、運營成本等。

在我們做實地考察時，首先要注意寫字樓本身情況。寫字樓的外形、大廳裝修、電梯數(shù)量、公共走道、具體辦公室等等都是考察的重點情況。

寫字樓的大堂品質(zhì)影響著公司是否能給客戶、員工帶來良好的第一印象。對寫字樓的大堂品質(zhì)的考察主要集中在大堂空間是否寬敞、規(guī)劃是否合理、往來是否方便以及材質(zhì)是否體現(xiàn)寫字樓檔次等四個方面。

電梯的數(shù)量、空間是體現(xiàn)寫字樓檔次的重要指標(biāo)。在考察寫字樓房間的戶型時，應(yīng)盡量選擇方正的戶型，這樣既便于布局裝修，又可以提高房間的利用度，采光和視野效果也會更好。了解企業(yè)出房率能夠更好地計算企業(yè)的選址成本，幫助決策。大廈的空調(diào)、電力、消防中控等設(shè)備設(shè)施是每個寫字樓的關(guān)鍵點。

選擇一個正規(guī)的物業(yè)，比選擇辦公室更加重要。專業(yè)的物業(yè)公司，能夠給辦公室營造出一個良好的內(nèi)部辦公環(huán)境，并對大廈的設(shè)備設(shè)施提供優(yōu)質(zhì)的維護(hù)，保證長期使用，能夠幫助解決企業(yè)辦公遇到的各類難題。

辦公室周邊生活及生產(chǎn)配套設(shè)施也是考察的重中之重。辦公室周邊應(yīng)該有成熟的商務(wù)區(qū)，方便員工生活與娛樂。此外，在選址時也要關(guān)注產(chǎn)業(yè)鏈、產(chǎn)業(yè)集群和產(chǎn)業(yè)地帶，畢竟選址不單純是換一個辦公環(huán)境，也是企業(yè)交流的一個機會。

最后，在辦公室選址時還要著重考慮運營成本。企業(yè)辦公室選址關(guān)鍵點的辦公成本，包含許多方面，租金只是其中的一項，還包括折舊費用、運營成本、人力資本等。企業(yè)選擇辦公室的時候，第一個考慮就是運營成本或辦公成本，離開了成本就談不到辦公室選址的好壞。

在這個階段，企業(yè)需要最終確定一個辦公室作為簽約目標(biāo)。

三、簽訂合同

這一個階段是辦公室選址的最后一個階段，也是最重要的階段。

在這個階段企業(yè)可以將財務(wù)與法務(wù)一起審核合同，以便達(dá)到理想的選址效果。

本階段主要注意事項：

1. 確認(rèn)出租房/售賣方出租/售賣辦公室的合法性。例如產(chǎn)權(quán)證明、出租許可證明、營業(yè)執(zhí)照等等；如果是轉(zhuǎn)租，出租房應(yīng)提供其租賃合同和權(quán)利人同意轉(zhuǎn)租的書面證明。

2. 租金、水電、物業(yè)等相關(guān)費用的支付標(biāo)準(zhǔn)與支付方式，應(yīng)在合同中明確承租（買賣）房屋所產(chǎn)生的費用，并確定承擔(dān)方。

3. 辦公室報價通常以“元/㎡/日”為單位，但由于辦公室大部分是大產(chǎn)權(quán)證，沒有明確進(jìn)行產(chǎn)權(quán)分割，租賃面積是可以與出租方協(xié)調(diào)的，必須按照實際租賃面積計算租金，這也是控制成本的重要途徑。

4. 注意約定免租期。因為大部分辦公室租賃都是毛坯或簡裝，絕大多數(shù)租戶會重新裝修，出租方往往會給租戶一個免租期，作為租戶的裝修時間。但是這只是實踐中的通常做法，并非出租方的法定義務(wù)，是否有免租期及免租期的長短由雙方自行約定，只有寫入合同才能得到法律的保護(hù)。

5. 租戶如果要將承租的寫字樓辦公室作為公司注冊地，應(yīng)在合同中明確出租人能夠提供相關(guān)材料供承租人辦理營業(yè)執(zhí)照；如果不需要注冊，也要在簽訂合同前，明確該寫字樓是否能進(jìn)行工商注冊。

6. 有些比較老的寫字樓會有電話容量的限制，租戶如果對于電話容量要求較高應(yīng)事先了解清楚，并在合同中作出約定。

四、準(zhǔn)備期需要做好這幾件事

1.了解市場情況

好房子就像好姑娘，“追求者”眾多。太多公司經(jīng)歷過篩選流程拖得太久，最后“想要的都被別人要了”的窘境。

所以要在選址過程中隨時了解市場情況、空置率和去化速度，如果掌握不到足夠的信息，最好是找專業(yè)靠譜的第三方商辦平臺來咨詢相關(guān)的情況。一旦發(fā)現(xiàn)心儀的區(qū)域處在供不應(yīng)求、去化速度快的情況下，就要盡快考察面積，畢竟后續(xù)的一系列工作也要花費時間。

2.制訂時間表

就像制訂工作計劃一樣，什么時間段完成什么事要有大致的計劃，整個選房工作的deadline在什么時候，這些要在選房開始之前就計劃好。

最好的方法就是“反推”。

例如公司希望5月15日正式入駐，那么從這一天開始往前推算時間：裝修以及放味兒需要的大概時間、各種審批設(shè)計流程需要占用的時間、雙方談判可能花費的時間、實地看房所需的時間，把這些都計算好之后，就能反推出一個開始相關(guān)工作的大概時間點，有些時候，甚至可能需要提前3-4個月就開始著手準(zhǔn)備各種工作。

歸根結(jié)底，選辦公室在考慮周全的前提下，盡量“趕早不趕晚”。規(guī)劃不好就可能產(chǎn)生一系列問題，甚至出現(xiàn)白交幾個月租金的情況。

3.做好未來計劃

找辦公室也需要未雨綢繆的眼光，畢竟不像買衣服，半年之后胖了瘦了重新買一件就好，找辦公室最容易出現(xiàn)的一個問題就是面積找小了。更小的面積基本上意味著更少的成本，為了“省錢”大家往往都選擇盡可能少租面積，導(dǎo)致忽略了公司可能出現(xiàn)的擴張以及招聘等問題。

在不出現(xiàn)中途退租的情況下，一次租辦公室的租期大概在2-3年，換句話說，這個時間段內(nèi)公司可能出現(xiàn)的招聘、擴張甚至轉(zhuǎn)型都要盡量考慮其中。

如果提前打出富余的計劃行不通，那至少要詢問好業(yè)主方，是否可以在自己的租期內(nèi)進(jìn)行擴租，或者通過協(xié)商將一些相關(guān)條款簽署在租賃協(xié)議里，來確保這類權(quán)益。記住合理的預(yù)留永遠(yuǎn)比重新?lián)Q一個辦公室省錢，因此不能忽略了這方面的問題。

4.周全考慮需求

不少公司在租完辦公室之后都會遇到那種“看房的時候怎么沒想著問問”的事情，這種內(nèi)容非常細(xì)碎，要根據(jù)公司實際情況做具體考慮，但基本上分為三類：

A. 老板的個人要求，例如，TA是不是想要個獨立的衛(wèi)生間，TA對于辦公室區(qū)域是不是有自己的喜好等等；

B. 辦公室的整體布局規(guī)劃，比如銷售人員需要方便出入的位置、marketing可能需要媒體區(qū)、行政需要多大的pantry等，如果有這些方面的布置需求，就要在之后的看房過程中留意平面布局，注意這些需求是否能滿足，一般情況下業(yè)主方手里會有相關(guān)的平面圖或者CAD圖，可以進(jìn)行索要；

C. 公司相關(guān)的特殊需求，例如一些和注冊、上市相關(guān)的硬性標(biāo)準(zhǔn)辦公室是不是符合，又或者是辦公室所處的位置是否能夠享受政府提供的相關(guān)政策內(nèi)容。

五、裝修問題是最容易被忽視的點。

很多企業(yè)遭遇白交租金的問題，就是因為低估了裝修造成的時間成本。

1. 方案溝通：設(shè)計公司出概念方案、結(jié)合實際租賃的面積出執(zhí)行方案，需要時間；后續(xù)的溝通和修改過程需要時間；公司高層和各部門討論做決定，還是需要時間。所以這些需求最好是在對租賃面積進(jìn)行篩選的同時就能有一定的了解，盡早做好相應(yīng)準(zhǔn)備。

2. 裝修考評：如果條件允許，在租賃面積進(jìn)入終選階段時，帶上裝修公司一起對終選項目進(jìn)行考評，這樣可以結(jié)合概念設(shè)計方案和寫字樓租賃面積平面布局，評估工程上是否存在無法執(zhí)行設(shè)計方案的地方。如果簽了合同才發(fā)現(xiàn)老板喜歡的設(shè)計方案沒法施行，作為行政就又要背鍋了。

3. 消防報批：方案確定好后，需要經(jīng)歷消防局報批和物業(yè)報批的流程。前者耗費的時間完全不可控，有條件最好找可以幫忙報消防的裝飾公司，這樣可以最大限度的節(jié)省時間。物業(yè)報批的時候，有很小的可能出現(xiàn)一些利益糾紛，遭遇惡意拖延問題。

4. 施工相關(guān)手續(xù)：和物業(yè)完成相關(guān)手續(xù)后才可以進(jìn)場施工。正常有人辦公的寫字樓是不能在工作時間發(fā)生帶響動的施工的，只能在夜間和周末施工，這會大大拉長裝修時間。

5. 驗收：完工后物業(yè)會進(jìn)行現(xiàn)場檢查，如有不符合規(guī)定的裝修，還需要進(jìn)行整改。最終驗收時，一定和物業(yè)一起驗收，以免引起后續(xù)不必要的糾紛。驗收內(nèi)容包括查看交付情況、機電空調(diào)是否正常、電表讀數(shù)等。

6. 訂購家具：有相關(guān)經(jīng)驗的行政會結(jié)合裝修效果來配軟裝和家具，提前訂好家具。第一是把事情提前解決，第二是如果量大，工廠沒有那么多現(xiàn)貨需要臨時生產(chǎn)，這又是時間成本。一些家具供應(yīng)商會根據(jù)實際裝修狀況和功能區(qū)分布情況為客戶做好家具分配方案，這樣會省事很多。

完成了所有這些流程，熬過家具和裝修的散味時間，就可以正式入駐開始辦公了。

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